Jak zorganizować prestiżową konferencję?

Zorganizowanie konferencji nie jest szczególnie trudne, jednak wymaga pamiętania o kilku istotnych szczegółach. To one zadecydują o tym, czy konferencja będzie wydarzeniem w swojej branży, czy stanie się legendarną porażką. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, by odnieść sukces.

Dobra komunikacja

Najlepiej nawet zorganizowana konferencja może okazać się klapą, jeśli dojazd do wyznaczonego miejsca będzie znacznie utrudniony. Nie można zakładać, że wszyscy uczestnicy konferencji zechcą dotrzeć na miejsce w ten sam sposób. Z myślą o tych, którzy przyjadą własnymi samochodami, trzeba pomyśleć o miejscach parkingowych. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której zaproszeni goście muszą objechać kilka kwartałów ulic, zanim uda im się bezpiecznie zaparkować, po czym piechotą idą na miejsce. Część uczestników może wybrać drogę lotniczą. W takim wypadku elegancko będzie wysłać po nich samochody.

Dostępne wygody

To, że konferencja jest częścią pracy jej uczestników, nie oznacza, że ma się odbywać w spartańskich warunkach. Szeroki stół, wygodne krzesło, stały dostęp do napojów i przekąsek to tylko minimum, które powinien zapewnić organizator. Nie od parady będzie także zapewnienie sprzętu multimedialnego i dobrego nagłośnienia. Jeśli konferencja ma trwać cały dzień, w jego planie powinna znaleźć się przerwa na obiad i krótką regenerację.

Noclegi

Jeśli konferencja ma potrwać kilka dni, organizator musi zadbać o noclegi dla gości. W takim przypadku w dobrym tonie jest zorganizowanie konferencji w obiekcie, który dysponuje pokojami gościnnymi. Dobrym wyborem będzie ekskluzywny zajazd lub hotel. W złym tonie jest kazać gościom szukać pokojów noclegowych w obcym mieście w nocy, jeśli konferencja trwa do późna.

Wielkość sali

Sale konferencyjne nie są obiektami uniwersalnymi. Wybierając jedną z nich, trzeba mieć na uwadze liczbę zaproszonych gości. Duża ich liczba w małym pomieszczeniu będzie się czuła niekomfortowo. Również odwrotnie – mała liczba gości może poczuć się przytłoczona wielkością dużej sali. Dobre samopoczucie uczestników imprezy ma niebagatelny wpływ na jej powodzenie. Dużym faux-pas będzie zbyt mała liczba miejsc siedzących w stosunku do zaproszonych gości.

Prestiż

Jeśli chcemy, by konferencja odbiła się szerokim echem w branży, warto zorganizować ją z prawdziwym rozmachem. Zamiast sali konferencyjnej w nudnym centrum biznesowym można wybrać na przykład stylowy zamek lub teatr. Elegancki wystrój wnętrz na pewno pozytywnie wpłynie na atmosferę imprezy, doda jej splendoru i stanie się wyznacznikiem trendów dla tego rodzaju wydarzeń w przyszłości. Obiekt idealnie spełniający wszystkie wyżej wymienione warunki można znaleźć w największej bazie obiektów konferencyjnych, portalu www.konferencje.pl

Organizator konferencji nie musi osobiście martwić się o wszystkie szczegóły. Dużo rozsądniej jest powierzyć organizację wydarzenia fachowcom od tego typu przedsięwzięć. Dzięki temu możemy mieć pewność, że wszystko zostanie dopięte na przysłowiowy ostatni guzik i nie przydarzy się żadna niemiła niespodzianka.

​