System zarządzania dokumentami – jaką funkcjonalność powinien oferować?

System zarządzania dokumentami jest jednym z podstawowych biznesowych narzędzi informatycznych. Na jego wdrożenie decydują się zarówno duże, globalne firmy i organizacje, jak i małe przedsiębiorstwa o lokalnych zasięgach. System DMS pozwala w zgodzie z najnowszymi standardami wcielić w życie założenia elektronicznego obiegu dokumentów oraz sprawić, że codzienna praca z dokumentacją stanie się szybka, prosta, wygodna i intuicyjna. Czerpanie maksimum korzyści z tej inwestycji jest możliwe pod warunkiem wyboru właściwego oprogramowania.

System zarządzania dokumentami i jego najważniejsze zadania

System zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS) to nowoczesne oprogramowanie informatyczne dla biznesu, którego zadaniem jest przyspieszenie i ułatwienie pracy z firmową dokumentacją. Wysokiej klasy system DMS pomaga w lepszym uporządkowaniu procesów biznesowych oraz ich właściwej organizacji i optymalizacji od podstaw, w oparciu o ściśle zdefiniowane i przenalizowane pod kątem wydajności i zgodności z procedurami ścieżki obiegu danego rodzaju spraw, tzw. scenariusze biznesowe. Jego wdrożenie pozwala w najlepszy, możliwy sposób realizować koncepcję elektronicznego obiegu dokumentów, który jest przyszłością każdej firmy i organizacji.

Najnowocześniejsze i najbardziej zaawansowane pod względem technologicznym systemy zarządzania dokumentami opierają swoje funkcjonowanie o wiele innowacyjnych narzędzi i rozwiązań. Należą do nich m. in. silnik workflow, uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), automatyzacja procesów biznesowych (BPA), robotyzacja procesów biznesowych (RPA), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), podpis cyfrowy oraz wiele innych, przydatnych w każdym współczesnym biznesie rozwiązań, w tym także unikalne, autorskie technologie, które są dostępne wyłącznie w konkretnym oprogramowaniu.

Jaki powinien być idealny system zarządzania dokumentami?

Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami, pomimo swojej rozbudowanej, obszernej i zróżnicowanej funkcjonalności, są rozwiązaniami prostymi i intuicyjnymi w obsłudze, co umożliwia ich bezproblemowe wdrożenie oraz przynosi szybki i wymierny zwrot z inwestycji (ROI). Mogą zostać w prosty sposób zintegrowane z innymi, już działającymi w środowisku produkcyjnym narzędziami informatycznymi, co pozwala na synergiczne wykorzystanie potencjału różnych elementów firmowego ekosystemu informatycznego.

Na szczególną uwagę wśród rozwiązań IT dla biznesu dedykowanych zarządzaniu dokumentacją zasługują innowacyjne platformy low-code - oprogramowanie pozwalające na szybkie i ekonomiczne budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania. Najlepsze z nich oferują kluczowe funkcje systemu DMS, pozwalają na kompleksową digitalizację i automatyzację procesów biznesowym oraz umożliwiają budowanie w ramach jednego środowiska idealnie skrojonych na miarę przedsiębiorstwa, wysoko ustandaryzowanych aplikacji biznesowych, które będą w stanie obsłużyć każdy scenariusz biznesowy.

Funkcjonalność najlepszych platform low-code dodatkowo wzbogacają autorskie rozwiązania. Należy do nich możliwość sprawnego zarządzania zmianą w obiegu dokumentów, która jest dostępna w najbardziej zaawansowanych rozwiązaniach. Pozwala ona na skuteczne i bieżące dostosowywanie procesów realizowanych przez organizację oraz wdrażanie potrzebnych modyfikacji w zgodzie z rytmem biznesu, jego aktualnymi potrzebami, zewnętrznymi regulacjami prawnymi lub innymi, istotnymi zmiennymi, szczególnie intensywnie oddziałującymi na biznes w erze Przemysłu 4.0.

Artykuł partnera