Przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO

O bezpieczne archiwum musi zadbać każdy przedsiębiorca. Zobowiązany jest przy tym do tego, by przestrzegać określonych przepisów, m.in. postanowień RODO. Jakie obowiązki nakłada ono na administratora danych?

Przechowywanie dokumentów a przetwarzanie danych osobowych.

RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, nakłada na podmioty określone obowiązki w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Zapisów tych muszą przestrzegać wszystkie podmioty, zajmujące się świadczeniem usług (lub dostarczaniem produktów) dla osób fizycznych. W artykułach rozporządzenia bez trudu znajdziemy informacje o tym, czym jest przetwarzanie danych osobowych i dlaczego przechowywanie dokumentów również zalicza się do tego typu działań. Przedsiębiorstwo staje się więc administratorem danych osobowych, a jednym z najważniejszych obowiązków, które na nim spoczywają, jest uzyskanie pisemnej zgody na przetwarzanie informacji od właściciela danych.

Jak zadbać o przechowywanie akt zgodnie z RODO?

Akta nie mogą przebywać w naszym archiwum dłużej, niż jest to rzeczywiście wymagane. Mówi o tym art. 5. ust. 1 RODO. Zgodnie z jego treścią przechowywanie dokumentów pracowniczych i innych akt może odbywać się do momentu, w którym jest ono niezbędne dla realizacji celów przetwarzania danych. Jak mieć pewność, że stosujemy się do określonych prawnie terminów. Właśnie tutaj zaznacza się waga połączenia takich działań jak archiwizacja i przechowywanie dokumentów. Profesjonalne uporządkowanie:

• pomoże nam zachować ład w archiwum;
• ułatwi pracę;
• pomoże przestrzegać obowiązków nakładanych przez RODO.

Jak dobrze zabezpieczyć swoje zbiory?

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych ma m.in. zwiększyć poziom ochrony informacji. Nie mogło więc zabraknąć tam opisu sytuacji, które doprowadziłyby do naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych. RODO za takie incydenty uznaje m.in. nieuprawnione ujawnienie, modyfikację danych, nieuprawniony dostęp do informacji, utracenie danych osobowych czy nieprawidłowe (niezgodne z prawem lub przypadkowe) zniszczenie dokumentów, zawierających dane osobowe. Jeśli zauważymy, że doszło do jakiekolwiek naruszenia RODO, przedsiębiorca ma trzy doby na to, żeby poinformować o tym Generalnego Inspektora Danych Osobowych.

Profesjonalna pomoc w przechowywaniu dokumentów

Ze wszystkich wyżej opisanych obowiązków nie musimy wywiązywać się samodzielnie. Przepisy nie wykluczają możliwości korzystania z zewnętrznej pomocy. O bezpieczne przechowywanie dokumentów swoich klientów dba m.in. firma Rhenus. Wybór rzetelnego usługodawcy daje nam pewność, że nasze zbiory umieszczone są w nowoczesnych, doskonale zabezpieczonych obiektach. W takich miejscach wdrożono bariery logiczne i fizyczne, które dobrze chronią dokumentację przed nieupoważnionym dostępem. W rezultacie nie musimy martwić się o ewentualne konsekwencje złamania RODO.

Artykuł partnera